(sv) Arkivhanterare

Masterarkiv

Open

Denna lista visar de huvudsystemversioner som tidigare varit utkast som publicerats (med undantag för Version 1). 

^Knappar: 

• Nytt utkast – Nya utkast kan skapas.

• Öppna – Öppnar FM Access i den valda versionen.

• Redigera- Tillåter redigering versionsnamn och beskrivning.

• Ange som systemstandard – När denna funktion markeras anges den valda versionen som Systemstandard.
   

Advancerade funktioner

Ibland hittas problem i masterarkivet efter att ett utkast publicerats till ny arkivversion.

Om ett utkast som innehåller felaktigheter ändå har publicerats som en ny version finns det möjlighet att återkalla den felaktiga versionen.

Endast användare som är medlem i systemrollen Advanced Archive Manager. För att återkallelse ska vara möjlig så måste vissa kriterier mötas:

1. Det får inte finnas några utkast i systemet som skapats utifrån den version som ska återkallas

   1. Detta gäller även utkast som skapats från versioner EFTER den version som ska återkallas.

   2. För att kontrollera detta finns funktionen Visa relaterade utkast under knappen Avancerad ovanför versionslistan.

   3. Administratören måste agera om relaterade utkast finns. Utkasten kan antingen raderas eller publiceras innan återkallelsen.

2. Versionen som ska återkallas, eller versioner senare än den som ska återkallas kan inte var standardversion.

   1. För att lösa detta sätts en version som är tidigare än den som ska återkallas till standardversion först.

Återkalla version

Funktion för att återkalla en version finns under under knappen Avancerad ovanför versionslistan.

Open

Då Återkalla version används kommer den valda versionen samt alla versioner efter denna att tas bort och ett nytt utkast innehållande alla ändringar gjorda i den återkallade versionen samt alla ändringar gjorda i versioner efter den. 

Utkastet kan sedan användas för att justera felaktigheter och sedan publiceras som en ny version igen eller så kan utkastet kastas och ett helt nytt utkast skapas utifrån den version som nu är satt som standard.

Visa relaterade utkast

Funktionen för att visa utkast relaterade till markerad version eller senare versioner finns under under knappen Avancerad ovanför versionslistan.

Utkast

Utkastfönstret är uppdelat i tre flikar:

• Mina utkast, utkast skapade av den inloggade användaren

• Utkast delade med mig, utkast som andra användare delat med den inloggade användaren

• Alla utkast, denna flik är bara synlig för administratörer och ger tillgång till alla utkast som finns skapade

Mina utkast visar en lista över alla utkast du har skapat. Ett antal olika åtgärder kan utföras i ett Utkast. 

• Öppna – Utkastet öppnas i huvudgränssnittet. Alla ändringar som har gjorts i utkastet är endast synliga för dig och andra som har detta utkast öppet. 

• Ta bort – Utkastet och alla data som ändrats i detta utkast kommer att raderas permanent. Det går inte att ångra denna åtgärd!

• Redigera- Ändrar utkastets namn och beskrivning
  
  

• Publicera ett utkast – Denna åtgärd innebär att alla data flyttas från utkastet till en ny version i Masterarkivet (se (sv) Versionshantering för mer information)
  
  

• Publicera och ange som systemstandard – Gör att den aktuella versionsmarkören flyttas till den nyskapade versionen. Denna version blir den nya standardversionen för alla användare när de loggar in. 

• Dela – Med denna funktion kan du ge andra användare eller grupper i systemet tillgång till ditt utkast. 
  Delade utkast visas i avsnittet Utkast som delats med mig för valda användare eller grupper. 

• Visa snapshots - varje utkast kan ha antal separata versioner som kallas snapshots.
  De kan beskrivas med namn och beskrivning. Den nyaste kommer att publiceras till huvudarkivet när utkast publiceras (namn och beskrivning vid publicering kommer att hämtas från utkastet).

Utkast som delats med mig

Lista över utkast som har delats med dig. Du kan inte radera men du kan öppna den här versionen och arbeta med den enligt dina normala behörigheter.

Filtrera utkast på namn

I Arkivhanteraren finns nu en filterfunktion för att användaren ska kunna minska listan över Utkast. Ange sökt textsträng i filterfältet och enbart utkast som har textsträngen någonstans i Namn kommer att visas i listan. 

In Archive Manger, new filter was added that will help to narrow list of drafts based on user input in the filter field.

Filterfunktionen finns i alla Utkastflikar: Mina utkast, Utkast delade med mig och Alla utkast (enbart tillgängligt för administratörer).